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Guarda E Digitalização De Documentos É Importante Para Sua Empresa?

O gerenciamento de arquivos envolve a guarda e digitalização de documentos, além da recuperação de arquivos antigos. Atualmente, existem muitas empresas de gestão que fazem essa tarefa por meio de um software.

Sabendo do processo de digitalização, uma empresa consegue melhorar muito sua funcionalidade através desse sistema, pois os funcionários não terão que perder muito tempo para encontrar um arquivo.

Assim, o Grupo Gerenciar surge com uma novidade nesse ramo para empresas, que é um software GED com soluções voltadas para processos de negócios em gestão documental.

Portanto, saiba sobre a importância de contratar uma empresa para gerenciar e realizar a guarda e digitalização de documentos.

Qual a importância do gerenciamento de arquivos e da guarda e digitalização de documentos para minha empresa?

Para começar, é importante que o gerenciamento documental mantenha alguma ordem e controle sobre eles, sendo este o ponto mais importante no qual o gerenciamento de arquivos está envolvido.

Isso se deve porque em algum momento durante o desenvolvimento da atividade comercial, é preciso recorrer a informações antigas, seja para planejar estratégias diferentes, consultar quais são as que tiveram um impacto positivo no mercado e fazer consultas diferentes para melhorar a capacidade de desenvolvimento da sua empresa.

Por fim, é preciso ter em mente que muitas vezes há situações em que as empresas enfrentam problemas legais e fiscais.

Assim, se a empresa tiver um gerenciamento de arquivos adequado, ela terá a garantia total de que as informações estarão disponíveis no momento em que é preciso.

Portanto, é possível lidar com esse tipo de eventualidades apresentando os documentos solicitados pelas diferentes entidades em tempo hábil.

Entenda o que é gerenciamento de documentos

O gerenciamento de documentos é o conjunto de ações que são aplicadas para gerenciar documentos de todos os tipos, criados e recebidos em uma organização.

– Esse gerenciamento de documentos deve facilitar sua recuperação, permitir a extração de informações, a expulsão daquelas que não são necessárias, a conservação daquelas que são importantes, bem como a eliminação quando não forem mais necessárias, usando para tudo isso métodos eficazes e eficientes.

Portanto, quando é falado de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ou GED, entende-se por uma maneira automatizada de organizar, proteger, capturar, digitalizar, rotular, aprovar e concluir tarefas usando uma versão digital dos documentos ou arquivos.

Para isso, é usado um software GED que controla e organiza os documentos de toda a organização, incorporando capturas e conteúdo e usando fluxos de trabalho, repositórios de documentos, sistemas de saída, sistemas de recuperação de informações, etc.

Por que se deve implementar o gerenciamento, guarda e digitalização de arquivos?

Esse gerenciamento serve para facilitar o trabalho com a documentação produzida em uma empresa.

Dessa forma, todos os envolvidos com os documentos devem saber quais documentos é preciso manter, quando, como e onde. Assim, você também saberá onde está a documentação no momento em que precisa.

Outra importância do gerenciamento documental é que ele ajuda a ter acessibilidade e transparência nas informações de uma empresa.

Além disso, esse software GED também fornece a troca e a reprodução de recursos, evitando duplicatas, informações desnecessárias ou a perda de informações de uma organização.

Com isso, cada vez menos é usado métodos de impressão de papéis, aderindo as necessidades atuais do meio ambiente e de sustentabilidade através do conceito paperless.

Além do mais, o uso dessa gestão de documentos faz com que uma empresa evite alguns custos que eram comuns no dia a dia, como gastos com papéis, canetas, blocos de notas, cadernos, pastas e etc.

Portanto, a guarda e digitalização de documentos pode ser realizada pelo Grupo Gerenciar proporcionando total segurança para suas informações e eficiência e para a sua empresa.

 

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