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Gestão De Documentos Na Sua Empresa

Quando falamos de sistemas para gestão de documentos na sua empresa, não devemos esquecer que, quanto maior o grau de digitalização das informações que fazem parte dos processos, maior o grau de controle e automação que são possíveis alcançar.

O primeiro passo é definir quais são os documentos que fazem parte dos processos da empresa, como pode incluí-los em um sistema GED e quais informações deve-se extrair e armazenar juntamente com os documentos em seus bancos de dados.

Assim, com a mudança atual desses processos, ainda é encontrado empresas que trabalham com documentos em papéis, mas a atual tendência é isso ser reduzido cada vez mais.

Gestão de documentos na sua empresa: conheça as vantagens que ele pode proporcionar

É sempre importante ter um sistema de gerenciamento de arquivos, embora, à primeira vista, pareça que esse não é um dos pontos mais importantes para uma organização.

No entanto, é um benefício significativo obter um sistema dessa magnitude, pois, com isso, todos os documentos da empresa serão controlados e centralizados.

Mas afinal, quais são as vantagens da gestão de documentos na sua empresa?

  • Evita a perda de documentos, pois eles são completamente seguros em um servidor de documentos central.
  • Evita perder tempo, porque qualquer pessoa que precise das informações pode acessá-las no local de trabalho e sem intermediários.
  • Maior acesso às informações de maneira segura e estruturada, ao definir diferentes permissões de acesso aos documentos no sistema de gerenciamento de arquivos.
  • Controle de alterações e revisões de documentos.
  • Captura e extração de documentos em papel e integração ao sistema de gerenciamento de arquivos como metadados.
  • Registro de metadados para recuperação fácil através de pesquisas personalizadas.
  • Integração da documentação do sistema de gerenciamento de documentos com os demais sistemas da empresa, como o ECM (Gerenciamento de Conteúdo Empresarial).
  • Recuperação de documentos em formato eletrônico e também recuperação de formatos físicos.
  • Fácil distribuição através dos conectores de saída de documentos, permitindo o envio por e-mail, SMS, caixa postal e etc.
  • Economia de custos da empresa: sua empresa e funcionários economizam tempo no trabalho na hora da busca de documentação. Além disso, economiza cada vez mais dinheiro evitando usar papel demais.

A gestão de documentos na sua empresa se torna cada vez mais importante

Um software GED prevalece como uma alternativa econômica, pois elimina a necessidade de investimentos altos e também reduz os gastos da empresa.

Além disso, a grande capacidade do espaço do servidor oferecido por uma empresa confiável de gestão de documentos fornece flexibilidade e elasticidade, o que é importante se uma empresa exigir.

Por outro lado, a segurança baseada na nuvem geralmente excede a das próprias instalações.

Dessa forma, escolher o parceiro certo para o gerenciamento de documentos é a chave para evitar preocupações com possíveis problemas com documentos e dentro da empresa.

Portanto, conheça o site do Grupo Gerenciar e faça a melhor gestão de documentos na sua empresa!

Conclusão

Em resumo, a importância e os benefícios da gestão de documentos na sua empresa não terminam aqui, mas também eles permitem organizar e recuperar documentos por meio de consultas personalizadas, oferecendo uma maneira eficiente de acessar todos os documentos da empresa com facilidade.

No nível da integração de informações, os documentos não só podem ser obtidos por meio de um scanner, permitindo a incorporação de arquivos digitalizados em PDF e arquivos enviados por e-mail.

Portanto, não hesite em entrar em contato com um provedor de serviços de gestão de documentos na sua empresa, como o Grupo Gerenciar, que lida com as informações da sua empresa com profissionalismo e para estar na vanguarda dos sistemas de informação.

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