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Entenda O Enterprise Content Management

Enterprise Content Management, também chamado de ECM, é uma forma de otimização processual dentro de empresas de todos os portes.

Ela gerencia os conteúdos das mais diversas instituições, como o próprio nome já diz. Assim, ela torna mais simples a fluidez das comunicações e promete maximizar resultados.

Entenda o que é, de fato, o ECM e como existem processos impossíveis de serem desconectados desse conceito.

O que é Enterprise Content Management?

Em tradução livre, Enterprise Content Management significa Gestão de Conteúdos Empresariais.

Na prática, ela faz com que haja um acesso mais transparente, ágil, simples e seguro a conteúdos que promovem melhorias contínuas nas instituições.

Porém, para que isso seja feito, alguns conceitos intimamente ligados ao ECM devem ser conhecidos. Um deles é o conceito de GED.

  • GED é a sigla de Gerenciamento (ou Gestão) Eletrônico de Documentos. Ele se inicia na aplicação de um sistema paperless e se sustenta na organização e na inteligência documental de uma empresa.
  • Por paperless, compreende-se a redução ou eliminação do uso de papéis em uma empresa, uma vez que é sabido que esse tipo de documento físico pode se rasgar, perder, danificar…
  • Portanto, digitalizar esses arquivos é o primeiro passo a ser tomado. Em seguida, deve-se aplicar mais conceitos de inteligência emocional, englobados no GED.

Inteligência documental

A inteligência documental cuida, do começo ao fim, de todos os processos que promovem uma melhor relação eletrônica com documentos de todos os portes.

Em instituições de ensino, por exemplo, isso pode se tratar de diplomas. Em empresas, pode se tratar de relatórios, dados, tarefas a serem cumpridas…

Estando em apenas um local, digital e seguro, são muito menores as chances de perda de informações que podem comprometer a comunicação interna e os resultados de uma empresa.

Esse local permite que as informações sejam centralizadas, transparentes e que se tornem acessíveis de forma ágil e prática, por qualquer pessoa autorizada e através de dispositivos também previamente autorizados.

Em suma, é preciso ter segurança e eficiência. E é isso que faz o GED, que será melhor explicado a seguir.

GED – Gestão de Documentos Eletrônicos

O GED, após a digitalização, arquivamento e organização de seus documentos, permite que seja feita a sua gestão de forma simples e segura contando com serviços de:

  • Manual de gestão documental;
  • Custódia de documentos;
  • Consultoria personalizada;
  • Gestão de documentos e destruição segura.

No manual de gestão, o empresário aprende a fazer o melhor gerenciamento possível, o que é otimizado por uma consultoria que leva em consideração suas necessidades individuais.

O mesmo é feito com a gestão, que oferece mais controle da documentação e, caso ela precise ser eliminada, pode-se contar com a destruição segura e com o sigilo de informações.

Todos esses processos demandam expertise, o que faz com que seja necessária a contratação de serviços profissionais para um melhor rendimento.

Contratação de serviços profissionais

O Grupo Gerenciar é especialista no assunto há mais de 9 anos, trazendo um GED que permite que o ECM seja gerenciado da melhor forma possível, trazendo os melhores resultados para empresas que precisam se modernizar.

Afinal de contas, sistemas paperless se mostram cada dia mais essenciais para que as empresas não sejam superadas por seus concorrentes, otimizando seu tempo, seus custos e o seu rendimento.

Uma equipe com conteúdos bem gerenciados deve contar com facilidade para isso – o que pede por centralização de informações e conexão total da equipe.

Sabendo como esses conceitos se conectam com o que pede um bom Enterprise Content Management, não deixe de investir neles e de colocar sua empresa no hall de constantes vitoriosas em sua área!

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